13.LE MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DELLA MEDIAZIONE

La normativa prevede due/tre modalità di svolgimento del procedimento di mediazione.

1.Mediazione in presenza
2.Mediazione in modalità telematica
3.Mediazione mista: in presenza e a distanza

1.MEDIAZIONE IN PRESENZA (Art. 8- Dlgs 28/20210 s.m. e i).

Tutte le parti partecipano in presenza nella sede dell'Organismo di Mediazione. 

2.MEDIAZIONE IN MODALITÀ TELEMATICA (Art. 8 bis- Dlgs 28/20210 s.m. e i).

Al fine di rendere più spedita ed agevole la procedura di mediazione, nonché perché esplicitamente disciplinato nel D.Lgs 28/2010, le parti possono richiedere lo svolgimento della Mediazione in modalità telematica, utilizzando gli strumenti messi a disposizione dalle tecnologie informatiche, nel rispetto della riservatezza, dei dati personali e della sicurezza delle comunicazioni. 

La mediazione in modalità telematica è sempre ammessa, anche nei casi in cui una parte partecipi in videoconferenza e l’altra partecipi fisicamente alla presenza del Mediatore presso la sede dell’Organismo.

 L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione o sue singole fasi o incontri e presuppone che la parte richiedente sia nella disponibilità degli strumenti audio video necessari per lo svolgimento della videoconferenza, per la firma del verbale di mediazione e per la sua trasmissione al Mediatore o alle altre parti, nei modi disciplinati dal D.Lgs 28/10.

L’utilizzo del servizio telematico è accessibile anche dal sito web www.adrforoeuropeo.it, previa registrazione ed identificazione delle parti, tramite trasmissione dei documenti d’identità delle parti e dei difensori che intendano partecipare alla mediazione in modalità telematica, il tutto come specificato nella lettera di invito in mediazione.

A seguito della registrazione e della identificazione dei partecipanti alla modalità telematica, all’utente vengono attribuite e trasmesse una username ed una password personali, da utilizzarsi per l’accesso al servizio e per lo svolgimento delle operazioni previste.

L’Organismo ADR FORO EUROPEO si impegna a tutelare la riservatezza, trattando i dati personali comunicati dall’utente, le credenziali di accesso e le informazioni fornite, in maniera tale da salvaguardarne la riservatezza e tutelarli da accessi e attività di divulgazione non autorizzati.

Tuttavia, ADR FORO EUROPEO non può essere considerato responsabile qualora le parti consentano ad altri soggetti l’utilizzo delle proprie username e password personali.

Le parti ed il mediatore si incontrano nel giorno e nell’ora comunicati, accedendo all’apposita area virtuale riservata, secondo le istruzioni indicate nell’invito formale trasmesso alle parti dalla piattaforma telematica.

Il mediatore può svolgere le eventuali sessioni riservate utilizzando le apposite funzioni presenti nell’applicazione.

Non è consentita la presenza di altre parti oltre quelle coinvolte nel procedimento.

Quando la mediazione si svolge in modalità telematica, ciascun atto del procedimento è formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 Marzo 2005 numero 82, e può essere trasmesso a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato.

Gli incontri si possono svolgere con collegamento audiovisivo da remoto.

I sistemi di collegamento audiovisivo utilizzati da ADR FORO EUROPEO per gli incontri del procedimento di mediazione telematica assicurano la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate.

Ciascuna parte può chiedere al Responsabile dell'Organismo di partecipare da remoto o in presenza.

A conclusione della mediazione il Mediatore forma un unico documento informatico contenente il verbale e l'eventuale accordo e lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata.

Nei casi di mediazione obbligatoria e di mediazione demandata dal Giudice il documento elettronico è inviato anche agli avvocati che lo sottoscrivono con le stesse modalità.

Il documento informatico sottoscritto viene inviato al Mediatore che lo firma digitalmente e lo trasmette alle parti, agli avvocati, ove nominati, e alla segreteria dell'Organismo.

La conservazione e l'esibizione dei documenti del procedimento di mediazione, svolto con modalità telematiche, avvengono a cura dell'organismo di mediazione in conformità all'articolo 43 del decreto legislativo 82 del 2005.

Quando per motivi tecnici, relativi al malfunzionamento del collegamento internet o degli strumenti in possesso delle parti, difensori e/o del Mediatore, non sia possibile svolgere o proseguire il collegamento audio visivo da remoto, il Mediatore interrompe l’incontro di mediazione e dispone breve rinvio, dandone comunicazione alle parti e difensori.

In caso di ripetizione della problematica già riscontrata, se attribuibile al malfunzionamento del collegamento internet o degli strumenti in possesso delle parti e/o difensori, al successivo incontro il Mediatore dispone rinvio in presenza presso la sede dell’Organismo.

Tutte le parti operano da remoto con collegamento audiovisivo utilizzando la piattaforma messa a disposizione dall’Organismo.

I sistemi di collegamento audiovisivo utilizzati per gli incontri del procedimento di mediazione devono assicurare la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate.

Quando la mediazione si svolge in modalità telematica, ciascun atto del procedimento è formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

A conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico, [in formato nativo digitale], contenente il verbale e l'eventuale accordo e lo invia alle parti per la apposizione della firma [firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata].

Nei casi di cui all'articolo 5, comma 1, e 5 quater del d. lgs 28/2010 (mediazione demandata dal giudice), il documento elettronico è inviato anche agli avvocati che lo sottoscrivono con le stesse modalità.

Il documento informatico sottoscritto dalle parti viene restituito al mediatore. Il mediatore lo firma digitalmente e lo trasmette alla segreteria dell'organismo.

La conservazione e l'esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell'organismo di mediazione, in conformità all'articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005.

Il correttivo con la lettera g) dispone circa il procedimento in modalità telematica e modifica, a tal fine, l’articolo 8-bis.

La distinta disciplina inerente alla partecipazione a distanza agli incontri nel corso della mediazione è contenuta nella lettera h), che introduce il nuovo articolo 8-ter.

Pertanto è implicitamente abrogato il comma 2 dell’ articolo 8-bis sulla partecipazione in videoconferenza agli incontri, in quanto tale materia è disciplinata, come detto, dal nuovo articolo 8-ter.

La lettera g) espunge, inoltre, la disposizione contenuta nell’art. 8-bis che dispone circa la necessità che il documento conclusivo sia unico e redatto in “formato nativo digitale”. Inoltre, nel nuovo testo, il mediatore invia tale documento per la firma da parte dei “soggetti che vi sono tenuti”.

Confermando il testo vigente, si prevede che il procedimento in modalità telematica sia condotto nel rispetto della disciplina contenuta nel d.lgs. n. 82 del 2005 recante il codice dell’amministrazione digitale (CAD).

Le norme contenute nell’art. 8-bis hanno generato problemi applicativi e interpretativi. La necessità che il documento finale fosse redatto in formato nativo digitale (là dove il documento finale in formato nativo può essere spesso corredato da allegati in differenti formati) e la necessità della firma di tutte le parti (ove ora si prevede la firma di chi sia tenuto ad apporla) costituiscono un aggravio posto in capo al mediatore che può compromettere il buon andamento della mediazione telematica. 

la partecipazione a distanza agli incontri

Il nuovo articolo 8-ter dispone circa la partecipazione a distanza agli incontri, confermando quanto previsto a legislazione circa la possibilità di partecipare in videoconferenza.

 le firme agli atti

Si prevede che le firme agli atti formati nel corso di un incontro con soggetti partecipanti da remoto siano apposte nel rispetto del decreto legislativo n. 82 del 2005 (CAD) e di quanto previsto dall’art. 8-bis. 

Solo nei casi di mediazione che non si svolga con modalità telematica le parti possono concordemente stabilire, derogando alle summenzionate disposizioni, che le firme di tutti i partecipanti siano apposte in modalità analogica avanti al mediatore.

Le parti sono chiamate a cooperare in buona fede e lealmente onde gli atti che siano formati durante un incontro con partecipazione a distanza (da parte di alcune o tutte le parti) siano firmati senza indugio.

Rimane fermo quanto previsto dal comma 4 dell’articolo 8-bis (corrispondente al vigente comma 5 del medesimo articolo 8-bis) il quale stabilisce che la conservazione e l'esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell'organismo di mediazione, in conformità all'articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005.

La conservazione e di esibizione dei documenti

L’art. 43 CAD prevede che i documenti informatici soddisfino - a tutti gli effetti - gli obblighi previsti per legge di conservazione e di esibizione dei documenti, ove sia garantita la conformità ai documenti originali secondo le Linee guida applicabili. 

3 MEDIAZIONE CON PARTECIPAZIONE MISTA - IN PRESENZA E A DISTANZA

 Nella pratica è possibile una terza tipologia d partecipazione in cui una parte partecipa in presenza e una parte con collegamento telematico.